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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACION DEL TRABAJO SUPLEMENTARIO
Versión 1
Código GEM-TH-PR-009
Proceso Gestión del Talento Humano del Sector Educativo Estado Vigente
1. OBJETIVO
Realizar las gestiones necesarias para autorizar y pagar los emolumentos causados por el trabajo suplementario realizado por los servidores públicos docentes, directivos docentes y administrativos de las Instituciones Educativas para garantizar la adecuada prestación del servicio educativo. 
2. ALCANCE
Inicia con la necesidad de prestación del servicio por fuera de la jornada regular de los empleados públicos reportada por el Rector o Director Rural, continúa con su autorización y legalización y concluye con el pago por el tiempo efectivamente laborado 
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
Necesidad del servicio de carácter académico o administrativo que se registra por fuera de la jornada regular de un empleado público docente, directivo docente o administrativo en las Instituciones Educativas del municipio de Manizales. 
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

. Ley 70 de 1988
. Ley 91 de 1989
. Ley 100 de 1993
. Ley 715 de 2001
. Ley 1822 de 2017
. Ley 776 de 2002
. Ley 789 de 2002
. Decreto ley 2351 de 1965
. Decreto 3135 de 1968
. Decreto 3148 de 1968
. Decreto 1848 de 1969
. Decreto 1042 de 1978
. Decreto 1045 de 1978
. Decreto Ley 2277 de 1979
. Decreto 1158 de 1994
. Decreto 1724 de 1997
. Decreto 1381 de 1997
. Decreto 1278 de 2002
. Decreto 3222 de 2003
. Decreto 1171 de 2004
. Decreto 4361 de 2004
. Decreto 916 de 2005
. Decreto 2739 de 2005
. Decreto 1313 de 2005
. Decreto ley 1278 de 2002
. Decreto 2831 de 2005
. Decreto 595 de 2006
. Guía Nº 8
. Cartilla de Liquidación de Nómina
. Pago de pensiones alimenticias de conformidad con el artículo 411 del código civil
. Decreto 1075 de 2015
. Decreto 1083 de 2015
. Decretos de aumentos salariales
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Reporte de necesidad de asignación de horas extras o trabajo en horarios especiales
Rector o Director Rural de la respectiva Institución Educativa
Oficio radicado en la Secretaría de Educación a través del Sistema de Gestión Documental GED


Cuando quiera que se advierta una necesidad del servicio por encima de la jornada regular de un docente, directivo docente o administrativo, se deberá reportar dicha situación a la SEM.

Dicha necesidad se podrá originar en situaciones como: Jornada única, CLEI, Universidad en tu Colegio, Universidad en el Campo, asignación académica por estudio de planta, asignación académica por ausentismo de docentes.
Validación de la solicitud de autorización para asignación de horas extras
Profesional Universitario de Seguimiento a Planta
Proyecto de acto administrativo u oficio según sea el caso
Verificada la necesidad, y validada su justificación, se procede a elaborar acto administrativo en el cual se determina la autorización de las mismas de forma anual.

Para la proyección del acto administrativo, se requerirá al Área de Presupuesto la emisión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal que soporte el respectivo pago de las horas extras. Para la solicitud se enviará documento de cuantificación de las mismas que se debe estructurar en coordinación con la Técnico Operativo de Nómina.
Revisión del acto administrativo de autorización de horas extras.
Profesional Universitario de Talento Humanos
Trámite en el Sistema de Gestión Documental GED
Proyectado el acto administrativo de asignación de horas extras y cargado al Sistema de Gestión Documental GED, se procede a su revisión por parte del Profesional Universitario de talento Humanos.

En caso de considerarlo ajustado, se remite a la Auxiliar Administrativo de Unidad Administrativa y Financiera y este a su vez al Área Jurídica para continuar con el trámite revisión de actos administrativos. Esta situación quedará registrada en el cuadro de seguimiento.
Comunicación de la autorización para asignar horas extras
Profesional Universitario de Seguimiento a Planta
Oficio o Acto Administrativo
Se comunica por al respectivo Rector la autorización para que proceda a asignar horas extras a los docentes conforme a sus perfiles y necesidades institucionales.
Asignación de horas extras
Rector o Director Rural
Planilla de asignación de labor académica
Conforme a lo establecido en el artículo 10 de la Ley 715 de 2001, el Rector procede a asignar a los docentes respectivos las horas extras autorizadas conforme a su perfil y las necesidades del servicio.
Reporte de horas extras debidamente laboradas
Rector o Director Rural
Documento: Reporte de horas extras docentes para jornada única, ciclos y reemplazos GEM-H-FR-004
Dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes, se reportará al área de nómina de la Secretaría de Educación en el documento establecido para tal fin las horas extras efectivamente laboradas por los docentes de la institución.
Ingreso de novedad de horas extras en el Sistema de Información de Nómina HUMANO
Técnico Operativo de Nómina
Reporte de Nómina.
Se ingresa la totalidad de la información a un cuadro en el programa Office: Excel, para consolidar un archivo plano que se registra en el Sistema Humano.
Reporte de novedades de horario especial para celadores.
Rector
Formato de recargos celadores GEM-H-FR 005
Dentro de los 10 primeros días hábiles de cada mes, se reportará al área de nómina de la Secretaría de Educación los horarios determinados para celadores, indicando claramente cuáles de ellos se cumplen en horario nocturno o dominical
Revisión e ingreso de novedades de tiempo laborado por celadores en horario especial
Técnico Operativo de Nómina
Reporte de Nómina.
Revisada la solicitud, se ingresa la totalidad de la información a un cuadro en el programa Office: Excel, para consolidar un archivo plano que se registra en el Sistema Humano.
Consolidado de las novedades registradas
Técnico Operativo de Nómina
Carpeta de archivos
Una vez realizado el proceso de revisión y validación de novedades, se consolidan en la carpeta de novedades de nómina todos los archivos como registro del trámite realizado cada mes.
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: DIANA MARCELA ORREGO GALVIS
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO (A)
Fecha: 08/Sep/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 08/Sep/2023

 
Nombre: Elizabeth Pacheco Alzate
Cargo: Ninguno
Fecha: 08/Sep/2023